Программа
1 день
Круг задач административно-хозяйственного обеспечения
- Место АХС в деятельности компании
- Управление АХС в системе и структуре управления компании
- Особенности управления АХC
Практикум: Слушателям будет представлена общая методическая схема, в рамках которой будет предложено обсудить видение задач АХЧ
Должностная инструкция руководителя административно-хозяйственной службы
- Знания, навыки и опыт
- Функции руководителя по АХС
- Взаимодействие руководителя по АХС с другими подразделениями
- Необходимые компетенции руководителя АХС
- Ключевые показатели эффективности
- Ответственность руководителя АХС
Практикум: Упражнение «Формирование должностной инструкции руководителя АХС»
Планирование и управление деятельностью АХС
- Основные направления планирования деятельности АХС
- Планирование состава, частоты и качества работ
Практикум: Упражнение «Составление годового и месячного плана АХС»
Направления оптимизации деятельности АХС
- Может ли АХС зарабатывать
- Участие АХС в программах сокращения затрат
- Эффективное использование активов в зоне ответственности АХС
Бюджетирование деятельности АХС
- Структура бюджета АХС
- Планирование бюджетных статей и защита бюджета
- Подходы к оптимизации бюджета АХС
Практикум: Кейс «Оптимизация бюджета. Разработка программы сокращения бюджетных статей»
2 день
Ин или Аутсорсинг (своими или чужими силами)?
- Матрица аутсорсинга
- Критерии принятия решения
- Критерии поиска и выбора поставщиков услуг
- Что не забыть и предусмотреть в договоре оказания услуг
- договор аренды недвижимости
- договор технического обслуживания (эксплуатации)
- договор возмездного оказания услуг
Практикум: Кейс «Вывод на аутсорсинг отдельных работ АХС»
Структурирование и организация работы подразделения
- Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
- Организация коммуникации и взаимодействия служб АХС. Диспетчеризация работ
- Группировка связанных работ, супервайзеры
- Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
- закупаемое регулярно. Канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
- закупаемое периодически. Мебель, оргтехника, подарки и прочее
Практикум: Кейс «Разработка структуры служб АХО. Распределение задач, зон ответственности, функций»
Оплата труда и стимулирование сотрудников АХС
- За что платить сотрудникам служб АХС?
- За что платить руководителю АХС?
- Материальная ответственность сотрудников АХС
- Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто?
- Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для персонала АХС?
Практикум: Упражнение «Разработка системы показателей эффективности (KPI) для руководителя и персонала АХС»
Контроль подразделений АХС
- Организация оперативного контроля качества выполнения работ
- Отчетность служб АХС
- Отчетность руководителя АХС
- Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
- Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум: Упражнение «Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество»
3 день
Выполнение специальных требований
- Виды поднадзорной деятельности
- пожарная охрана
- производственная санитария
- технические сооружения
- Надзорные организации и работа с ними
- Действия в случае визита надзорных органов
Практикум: Кейс «Инструкция действий в случае визита надзорных органов»
Организация работы с поставщиками и подрядчиками
- По каким критериям выбирать поставщиков и подрядчиков. Оценочные и отборочные критерии
- Организация тендеров
- Контроль выполнения обязательств поставщиков и подрядчиков
Практикум: Кейс «Анализ типовых корпоративных документов по организации тендеров»
Представительская деятельность
- Организация приемов
- Организация праздников и корпоративных мероприятий
Практикум: Упражнение «Разработка регламента проведения мероприятия»
Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»
- Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
- Время-поглотители и их устранение
- Порядок действий в кризисных ситуациях
- «Бережливый офис» — как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала
Практикум: Разработка программы по борьбе с потерями «Бережливый офис»
